急啓 □□様、このたびはご注文いただきました商品が破損しており、大変申し訳ございませんでした。心から深くお詫び申し上げます。
長い間、当店をご愛顧いただいておりますので、とても残念なお気持ちにさせてしまいましたことを拝察しますと、申し訳ない気持ちでいっぱいになり胸が痛みます。
配送業者と状況確認の話し合いをいたしましたところ、配送業者が商品の取り扱いミスをしてしまっていたことが分かりました。さっそく、両社のスタッフ全員と共有し、お互いに注意点を徹底いたしました。
今後はこのような不手際が起こらぬよう、そして箱を開けて商品を手に取った瞬間笑顔になっていただけますよう、細心の注意を払ってまいります。このたびばかりは、どうかご寛恕くださり、今後も変わらぬお引き立てをいただけますと幸甚でございます。
まずは書中にてお詫び申し上げます。 草々
使用した製品
『きれいな手紙が万年筆で書ける便箋』無罫Aは、白く風合いのある紙質からも誠実さや礼儀正しさを伝えることができるため、お詫び状にもご使用いただけます。
ワンポイントアドバイス
事情や経緯を含め、一刻も早くお詫びの気持ちを本人に伝えることが礼儀です。 細かく書きすぎず、「申し訳ない」というお詫びの気持ち一点に絞って謙虚に書くとよいでしょう。
そして、相手に敬意を表するという意味でも、よい内容ではないのでオープンになることを避けるためにも、はがきではなく封書で送りましょう。
書く内容のポイントは、次の通りです。
1．時候の挨拶を含め前文は省略し、はじめに心からのお詫びの言葉（頭語は急ぎの手紙を意味する「急啓」を使うと良いでしょう）
2．事情や経緯など簡単に説明（責任転嫁や自分の正当化、くどくど言い訳などは相手の気分を害するので注意しましょう）
3．指摘されたことを反省し、二度と同じ失敗をしないことを誓う
4．許しを請う言葉や再度お詫びの言葉を述べて結ぶ
書く内容のポイントは、次の通りです。
1．時候の挨拶を含め前文は省略し、はじめに心からのお詫びの言葉（頭語は急ぎの手紙を意味する「急啓」を使うと良いでしょう）
2．事情や経緯など簡単に説明（責任転嫁や自分の正当化、くどくど言い訳などは相手の気分を害するので注意しましょう）
3．指摘されたことを反省し、二度と同じ失敗をしないことを誓う
4．許しを請う言葉や再度お詫びの言葉を述べて結ぶ
